1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел организационного обеспечения министерства финансов Ставропольского края (далее - отдел) является структурным подразделением министерства финансов Ставропольского края (далее - министерство).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Россий­ской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами Мини­стерства финансов Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ставропольского края, иными нормативными правовыми актами Ставропольского края, действующим Положением о министерстве финансов Ставропольского края, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ на организационно-распорядительную документацию), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., Административным регламентом исполнения министерством государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее – Административный регламент), Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края, Инструкцией по делопроизводству в министерстве (далее - инструкции по делопроизводству), и настоящим Положением.

1.3. Положение об отделе утверждается представителем нанимателя.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Ставропольского края, органами местного са-

моуправления муниципальных образований Ставропольского края, структурными подразделениями министерства, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, организациями и гражданами.

1.5. Основной целью деятельности отдела является организация работы по ведению в установленном порядке делопроизводства; координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению министерства, организация и осуществление хозяйственного и технического обеспечения министерства, необходимого для качественного выполнения задач и реализации функций, определенных Положением о министерстве и иными нормативными правовыми актами.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организационно-документационное обеспечение деятельности министерства:

2.1.1. Организация и обеспечение функционирования в установленном порядке единой системы делопроизводства в министерстве.

2.1.2. Совершенствование форм и методов работы с документами. Упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.

2.1.3. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.

2.1.4. Систематизация нормативных правовых актов, обеспечение их хранения и последующего использования в деятельности министерства.

2.1.5. Организация и ведение архива министерства.

2.1.6. Организация методической и практической помощи сотрудникам министерства по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

2.1.7. Организация работы с обращениями граждан.

2.2. Хозяйственно-техническое обеспечение деятельности министерства:

2.2.1. Внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе единых правил применения современной вычислительной и копировально-множительной техники.

2.2.2. Внедрение современных информационных технологий и методов создания, обработки, передачи и хранения документной информации для перехода на безбумажную (электронную) технологию делопроизводства и документооборота.

2.2.3. Документационное и техническое обеспечение проведения заседаний коллегии, публичных слушаний, совещаний, семинаров и иных мероприятий, проводимых министерством.

2.2.4. Организация работы по хозяйственному и техническому обслуживанию здания, оборудования, технических средств, автомобильного транспорта министерства.

2.2.5. Осуществление размещения и оснащения рабочих мест для сотрудников министерства.

2.2.6. Организация приобретения, учета и хранения мебели, средств технического оснащения, канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.2.7. Обеспечение деятельности министерства автомобильным транспортом. 

2.2.8. Организация охраны здания, помещений и имущества министерства.

2.2.9. Организация работ по текущему и капитальному ремонту здания, помещений и другого имущества министерства.

2.2.10. Организация работы по обеспечению деятельности министерства сотовой, цифровой, радиотелефонной связью.

3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет экспедиционную обработку корреспонденции, прием, централизованную регистрацию в автоматизированном режиме документов, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

3.2. Проверяет качество оформления информационных документов, представляемых на подпись Губернатору Ставропольского края, заместителям председателя Правительства Ставропольского края.

3.3. Осуществляет контроль за своевременным исполнением протокольных поручений, писем с поручениями Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, Государственной Думы Ставропольского края и обобщает сведения о ходе и результатах их исполнения. 

3.4. Снимает с контроля исполненные протокольные поручения, письма и другую корреспонденцию в секретариатах Губернатора Ставропольского края и заместителей председателя Правительства Ставропольского края.

3.5. Осуществляет прием, учет и отправку корреспонденции посредством почтовой, фельдъегерской и факсимильной связи.

3.6. Осуществляет доставку корреспонденции в Правительство Ставропольского края, Государственную Думу Ставропольского края и другие органы государственной и исполнительной власти Ставропольского края.

3.7. Организует работу по приему руководством министерства граждан по личным вопросам, а также ведет делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Административным регламентом.

3.8. Обеспечивает документирование работы коллегии министерства (оформление решений коллегии, протоколов заседания коллеги, расшифровка и подготовка стенограммы и др.).

3.9. Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства министерства, анализирует состояние исполнительской дисциплины.

3.10. Организует и проводит экспертизу документов по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.11. Проводит анализ документооборота в министерстве.

3.12. Обобщает информацию, готовит и представляет отчетность в аппарат Правительства Ставропольского края по направлениям деятельности министерства.

3.13. Оказывает методическую и консультативную помощь структурным подразделениям министерства по вопросам делопроизводства в подготовке проектов нормативных правовых актов, писем, приказов, и других документов в соответствии с ГОСТом на организационно-распорядительную документацию и инструкциями по делопроизводству.

3.14. Разрабатывает сводную номенклатуру дел в министерстве, утверждает ее в установленном порядке и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях министерства.

3.15. Участвует в проведении экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, в составлении актов на дела, выделенные к уничтожению.

3.16. Разрабатывает инструкции, правила, методические материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.17. Осуществляет оформление проектов законов и иных нормативных правовых актов, подготовленных структурными подразделениями министерства.

3.18. Вносит правки в проекты нормативных правовых актов после правовой экспертизы правовым управлением аппарата Правительства Ставропольского края и управлением делопроизводства и архива аппарата Правительства Ставропольского края.

3.19. Передает проекты нормативных правовых актов, на согласование (визирование) членам Правительства Ставропольского края.

3.20. Организует контроль за прохождением проектов нормативных правовых актов на стадии согласования.

3.21. Организует передачу проектов нормативных правовых актов, в управление делопроизводства и архива аппарата Правительства Ставропольского края.

3.22. Осуществляет в установленном порядке регистрацию нормативных правовых актов (законов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края), подготовленных министерством. 

3.23. Хранит подлинники нормативных правовых актов (законов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края), обеспечивает их рассылку по назначению и ознакомление с ними.

3.24. Ведет справочно-информационную работу по документам, хранящимся в отделе.

3.25. Выполняет копировально-множительные работы.

3.26. Выполняет переплет документов.

3.27. Готовит предложения по составу и форме бланочной продукции, применяемой в министерстве.

3.28. Осуществляет контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков с воспроизведением Государственного герба Ставропольского края (гербовые бланки).

3.29. Обеспечивает руководство и структурные подразделения министерства необходимой бланочной продукцией.

3.30. Оформляет и регистрирует командировочные удостоверения.

3.31. Оформляет подписку на периодические издания и статистические материалы. 

3.32. Подготавливает и представляет руководству министерства отчеты, аналитические и служебные справки и записки по вопросам деятельности отдела, предложения по совершенствованию работы отдела.

3.33. Подготавливает в установленном порядке документацию для размещения через уполномоченный орган заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг по организационно-техническому обеспечению деятельности министерства.

3.34. Размещает заказы на изготовление штампов и печатей для министерства в установленном порядке.

3.35. Организует работу по обеспечению деятельности министерства сотовой, цифровой, радиотелефонной связью. Проводит мероприятия по оптимизации расходов на услуги связи.

3.36. Принимает, обобщает заявки структурных подразделений министерства на мебель, средства технического оснащения, канцелярские принадлежности и расходные материал, а также организует их приобретение в установленном порядке.

3.37. Контролирует техническое состояние систем освещения, кондиционирования, автоматической пожарной сигнализации и оповещения о пожаре, видеонаблюдения, отопления, водопровода и канализации, принимает меры по обеспечению соответствия состояния этих систем установленным нормам.

3.38. Оформляет прием и ведёт учет движения основных средств, расходных материалов и других материальных ценностей, находящихся в эксплуатации.

3.39. Организует и ведет прием документации в архив министерства, выдает документацию из архива министерства, передает дела постоянного хранения на государственное хранение в установленном порядке.

3.40. Организует ремонт копировально-множительной техники и устройств печати в министерстве.

3.41. Организует содержание служебного автотранспорта министерства в надлежащем состоянии, включая своевременный ремонт и заправку, проведение технического обслуживания, и страхования в установленном порядке;

3.42. Организует техническое сопровождения расширенных коллегий, совещаний, семинаров, проводимых министерством в части обеспечения автотранспортного обслуживания, питания, подготовки помещений и т.д.

3.43. Осуществляет взаимодействие с ГУ ДО «Учебный центр министерства финансов Ставропольского края» по вопросам, касающимся хозяйственного и технического обслуживания, содержания и ремонта зданий, сооружений и помещений, находящихся на балансе министерства.

3.44. Обеспечивает надлежащее состояние экспозиции музея министерства.

3.45. Осуществляет организацию в установленном порядке пропускного и внутриобъектового режима работы министерства (оформляет временные пропуски для прохода в здание министерства, составляет списки автотранспорта, которому разрешена парковка на территории, прилегающей к зданию министерства и т.д.).

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Отдел, в целях реализации возложенных на него задач и функций, имеет право:

4.1.1.Требовать от сотрудников министерства соблюдения установленного порядка использования и хранения материальных ценностей и документов.

4.1.2. Осуществлять контроль за выполнением установленных правил работы с документами. Возвращать на доработку исполнителям документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.3. Запрашивать и получать, с соблюдением требований действующего законодательства, информацию, необходимую для реализации функций и эффективного исполнения задач отдела.

4.1.4. Оказывать практическую помощь структурным подразделениям министерства в размещении, организации рабочих мест в соответствии с санитарно-техническими нормами и требованиями по охране труда.

4.1.5. Оказывать методическую и консультационную помощь структурным подразделениям министерства по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.1.6. Согласовывать подготавливаемые структурными подразделениями министерства документы и материалы по вопросам, находящимся в компетенции отдела.

4.1.7. Требовать от сотрудников министерства выполнения правил пожарной безопасности, техники безопасности и охраны труда.

4.1.8. Участвовать в пределах компетенции отдела в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, приобретения, содержания и сохранности материальных ценностей, пропускного и внутриобъектового режима, организации работы автотранспорта министерства, организации мероприятий, проводимых министерством. 

4.1.9. Вносить предложения по вопросам своей деятельности представителю нанимателя и заместителю министра, курирующему отдел, в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.10. Осуществлять иные полномочия в целях реализации возложенных на отдел задач и функций, предусмотренных настоящим Положением и другими нор­мативными правовыми актами.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности представителем нанимателя.

5.2. Начальник отдела имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности представителем нанимателя.

5.3. На должности сотрудников отдела назначаются лица, отвечающие квалификационным требованиями по государственным должностям государственной гражданской службы Ставропольского края и лица, отвечающие требованиям, необходимым для замещения должностей, не отнесенным к должностям государственной гражданской службы Ставропольского края и осуществляющих техническое обслуживание министерства.

5.4. Деятельность сотрудников отдела регламентируется должностными регламентами государственного гражданского служащего, должностными инструкциями, настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами. 

5.5. Начальник отдела:

5.5.1. Руководит деятельностью отдела, организует его работу и несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на отдел задач и функций, распределяет обязанности между работниками отдела, подготавливает их должностные регламенты.

5.5.2. Организует качественное выполнение в установленные сроки поручений министра финансов Ставропольского края и его заместителей, а также обеспечивает участие в подготовке структурными подразделениями министерства необходимых документов и материалов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.5.3. Совместно с отделом государственной службы и кадров министерства подготавливает представителю нанимателя предложения по вопросам подбора и расстановки кадров в отделе, назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, о поощрении работников отдела, отличившихся при исполнении служебных обязанностей, а также о применении дисциплинарных взысканий к работникам отдела, допустившим нарушение трудовой дисциплины.

5.5.4. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации, стиля и методов работы отдела, укреплению исполнительской 

дисциплины, повышению квалификации его работников и внедрению научной организации труда в практику работы отдела.

5.5.5. Осуществляет иные полномочия в соответствии с функциями и задачами отдела, предусмотренными настоящим Положением и другими нормативными правовыми актами.

Размер шрифта: А А А
Цвет сайта: Ц Ц Ц
Изображения: Включить
Настройки Обычная версия