| Начальник | (8652) 74-84-72 |
В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
- Осуществляет экспедиционную обработку корреспонденции, прием, централизованную регистрацию в автоматизированном режиме документов, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
- Проверяет качество оформления информационных документов, представляемых на подпись Губернатору Ставропольского края, заместителям председателя Правительства Ставропольского края.
- Осуществляет контроль за своевременным исполнением протокольных поручений, писем с поручениями Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, Государственной Думы Ставропольского края и обобщает сведения о ходе и результатах их исполнения.
- Снимает с контроля исполненные протокольные поручения, письма и другую корреспонденцию в секретариатах Губернатора Ставропольского края и заместителей председателя Правительства Ставропольского края.
- Осуществляет прием, учет и отправку корреспонденции посредством почтовой, фельдъегерской и факсимильной связи.
- Осуществляет доставку корреспонденции в Правительство Ставропольского края, Государственную Думу Ставропольского края и другие органы государственной и исполнительной власти Ставропольского края.
- Организует работу по приему руководством министерства граждан по личным вопросам, а также ведет делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Административным регламентом.
- Обеспечивает документирование работы коллегии министерства (оформление решений коллегии, протоколов заседания коллеги, расшифровка и подготовка стенограммы и др.).
- Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства министерства, анализирует состояние исполнительской дисциплины.
- Организует и проводит экспертизу документов по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
- Проводит анализ документооборота в министерстве.
- Обобщает информацию, готовит и представляет отчетность в аппарат Правительства Ставропольского края по направлениям деятельности министерства.
- Оказывает методическую и консультативную помощь структурным подразделениям министерства по вопросам делопроизводства в подготовке проектов нормативных правовых актов, писем, приказов, и других документов в соответствии с ГОСТом на организационно-распорядительную документацию и инструкциями по делопроизводству.
- Разрабатывает сводную номенклатуру дел в министерстве, утверждает ее в установленном порядке и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях министерства.
- Участвует в проведении экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, в составлении актов на дела, выделенные к уничтожению.
- Разрабатывает инструкции, правила, методические материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
- Осуществляет оформление проектов законов и иных нормативных правовых актов, подготовленных структурными подразделениями министерства.
- Вносит правки в проекты нормативных правовых актов после правовой экспертизы правовым управлением аппарата Правительства Ставропольского края и управлением делопроизводства и архива аппарата Правительства Ставропольского края.
- Передает проекты нормативных правовых актов, на согласование (визирование) членам Правительства Ставропольского края.
- Организует контроль за прохождением проектов нормативных правовых актов на стадии согласования.
- Организует передачу проектов нормативных правовых актов, в управление делопроизводства и архива аппарата Правительства Ставропольского края.
- Осуществляет в установленном порядке регистрацию нормативных правовых актов (законов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края), подготовленных министерством.
- Хранит подлинники нормативных правовых актов (законов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края), обеспечивает их рассылку по назначению и ознакомление с ними.
- Ведет справочно-информационную работу по документам, хранящимся в отделе.
- Выполняет копировально-множительные работы.
- Выполняет переплет документов.
- Готовит предложения по составу и форме бланочной продукции, применяемой в министерстве.
- Осуществляет контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков с воспроизведением Государственного герба Ставропольского края (гербовые бланки).
- Обеспечивает руководство и структурные подразделения министерства необходимой бланочной продукцией.
- Оформляет и регистрирует командировочные удостоверения.
- Оформляет подписку на периодические издания и статистические материалы.
- Подготавливает и представляет руководству министерства отчеты, аналитические и служебные справки и записки по вопросам деятельности отдела, предложения по совершенствованию работы отдела.
- Подготавливает в установленном порядке документацию для размещения через уполномоченный орган заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг по организационно-техническому обеспечению деятельности министерства.
- Размещает заказы на изготовление штампов и печатей для министерства в установленном порядке.
- Организует работу по обеспечению деятельности министерства сотовой, цифровой, радиотелефонной связью. Проводит мероприятия по оптимизации расходов на услуги связи.
- Принимает, обобщает заявки структурных подразделений министерства на мебель, средства технического оснащения, канцелярские принадлежности и расходные материал, а также организует их приобретение в установленном порядке.
- Контролирует техническое состояние систем освещения, кондиционирования, автоматической пожарной сигнализации и оповещения о пожаре, видеонаблюдения, отопления, водопровода и канализации, принимает меры по обеспечению соответствия состояния этих систем установленным нормам.
- Оформляет прием и ведёт учет движения основных средств, расходных материалов и других материальных ценностей, находящихся в эксплуатации.
- Организует и ведет прием документации в архив министерства, выдает документацию из архива министерства, передает дела постоянного хранения на государственное хранение в установленном порядке.
- Организует ремонт копировально-множительной техники и устройств печати в министерстве.
- Организует техническое сопровождение заседаний коллегии министерства, совещаний, семинаров, проводимых министерством, в части обеспечения подготовки помещений и организации питания.
- Осуществляет взаимодействие с ГКУ ДО «Учебный центр министерства финансов Ставропольского края» по вопросам, касающимся транспортного, хозяйственного и технического обслуживания, содержания и ремонта зданий, сооружений и помещений, находящихся на балансе министерства.
- Обеспечивает надлежащее состояние экспозиции музея министерства.
- Осуществляет организацию в установленном порядке пропускного и внутриобъектового режима работы министерства (оформляет временные пропуски для прохода в здание министерства, составляет списки автотранспорта, которому разрешена парковка на территории, прилегающей к зданию министерства и т.д.).